图书馆文献资源采购细则
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    文献资源是高等学校办学条件的重要组成部分,其质量直接关系到学校教学和科研水平。图书馆文献采购有自身的行业特点和工作规律,文献出版发行的形式和渠道也具有多样性,文献采购应该根据各类型文献的具体情况,选择适当的集中采购方式,以保证文献采购的质量。图书馆作为高校的文献信息中心,所订购的文献资源必须能够满足学校教学及科研发展的需要,为学科建设和科研发展提供全方位、最优质的文献资源保障,以期促进学校教学水平和科研能力的提升。为此,特制定本细则。

    一、采购原则

    1、面向学校教学科研

    文献是高校教学科研建设与发展所必不可少的重要信息资源,图书馆作为收藏知识、传承文化的重要载体,其所采选的一切文献资源都应以满足学校学科建设、科研发展需求为基本目标,始终坚持以服务于学校教学科研为根本宗旨。

    2、在保障基础纸质馆藏的基础上,继续扩大数字资源的采购力度

    馆藏数字化的发展,极大程度上提升了师生从事教学、科研的工作效率,使得信息资源的获取变得更加直观、便捷,资源的共享成为现实,馆藏数字资源的利用率也呈逐年上升趋势。纸质图书的采购将以近一年内新书为主,保障基础馆藏,复本数控制在3本以内;纸质报刊,在保障学术性核心资源的前提下,报纸及大众娱乐期刊转以数字化采购;在充分调研的基础上,进一步增订学科建设发展所必需的优质数字文献资源。

    3、紧密契合读者需求的原则

    年度文献资源的采购,要做好充分的调研,与学校图书馆工作委员会的代表们进行有效沟通,充分听取院系代表们的积极建议,结合本馆资源建设方向,对年度采购任务进行适当调整。数据库资源的续、增订,须结合上一年度资源使用、试用及院系读者反馈情况,进行客观评估,向学校提供中肯的采购建议,并组织专家论证。

    4、连续性原则

    优质数据库资源、纸质套书以及纸质报刊的订购,原则上应保持一定的连续性,注重馆藏的完整性。期刊的停订,应征求院系专家的意见;数据库的停订,应在前一年度资源使用统计数据的基础上,给出建议,并征求相关院系意见,经校专家论证会通过。

    5、采购方式以政府招标采购为主

    图书馆的文献采购由学校集中采购管理部门(国资处)主持,合肥公共资源交易中心或校国资处平台招标为主,急需的零星图书采取分散采购方式。招标过程,严格遵循招标采购的有关流程及相关制度规范,严格遵守学校各项财经纪律,廉洁自律,并接受校纪委、国资处、审计处、财务处的监督与管理。

    二、采购流程

    1、编制预算

    根据上一年度文献资源经费使用情况,结合学校学科建设与发展需求,适时调整下一年度采购计划,并结合资源价格增长幅度,制定年度采购预算,并报分管校领导审批,送呈财务处。

    2、专家论证

    组织各院系图书馆工作委员会委员或教授对年度文献资源采购进行论证,听取专家意见和建议。纸质图书根据学校批准的年度中外文图书采购经费额度向国资处申报政府采购计划;纸质报刊根据论证会意见、读者反馈等进行适当调整和补充,拟定采购目录,并向国资处申报政府采购计划;数字资源续增订清单由分管馆领导负责审阅并经馆领导班子讨论通过后,根据年度预算向国资处申报政府采购计划,并提供续订资源的年度使用统计报告及新增资源的增订评估报告,由国资处组织论证,分管校领导、校纪委及财务处共同参与。需走单一来源的,进一步完善报批手续。

    3、政府招标

    根据学校论证结果,将论证通过的项目或资源(主要分中外文纸质图书、中外文纸质报刊、中外文数据库三类)向财政厅及合肥公共资源交易中心(目前主要通过此平台进行政府招标)提出政府招标申请,并根据政府采购相关流程及规定及时、客观地提供招标参数,由招标中心公示并具体确定项目开标的时间、地点。

    4、签订合同并网上备案

    政府招标中标公示期结束后,依据相关流程在规定的时间内签署三方协议。协议签署完成后,招标中心上传合同至招标网站备案。

    5、资源采购

    依据招标结果,在合同签署后,按相关制度要求及工作流程进行采购。中外文纸质图书采购:通过各种方式广泛征求读者对图书订购的意见或建议,了解最新需求,图书集采分书目预定、现场采购、零星订购等方式,现场采购可组织专家或读者参加现场荐购1-2次。图书订单依规定报馆领导、相关部主任、图书馆资源建设委员会成员审阅后报订。中外文纸质报刊:中文纸质报刊以在邮局订购为主(单一来源),少部分通过其它途径零订;外文报刊主要通过招标,选定中国图书进出口(集团)总公司、中国教育图书进出口公司、北京中科进出口公司中的两家作为中标商。

    三、验收

    1、中外文纸质图书:由采编部专职人员通过现场拆包、到馆图书加工、集成系统验收、到书率统计、图书分编等工作环节对采购图书进行多道工序验收,层层把关,剔除不符合馆藏需求的、图书质量欠佳的以及重复发货或搭售的图书,向供货商退货。对于验收无误的图书,方予给出财产登录号,并由拆包验收人员和电脑验收员在图书清单上签字。

    2、中外文纸质报刊:验收人员每天按时从收发人员处领取订购的中、外文期刊,依卷、期、册在图书馆管理系统中进行验收、登记,对缺刊、少刊等情况及时反馈给供货商并催促发货,部门主任负责定期审核。中文报纸进行手工验收,发现投递错误,缺报、少报等问题及时反馈给供货商并催促发货,部门主任负责定期审核。

    3、数字资源:数据库产品一般以网络访问方式使用,订购合同签署后,及时开通,并即时在图书馆网站电子资源版块中进行新增数据库或停订数据库的清单调整,更新相关信息。续增订数据库由图书馆电子资源采访馆员负责测试验收,验收合格后,由部门主任复核,并签字确认。

    四、报销

    各招标项目在招标流程完成后,在规定的时间内上传年度政府招标采购发票、合同及验收报告,依据政府招标要求及学校财务报销规定完成项目费用支付工作。

    1、中外文纸质图书:财务报销时需附规范的政府招标合同复印件、购书发票、图书清单等明细材料,图书清单须经验收人员签字确认;各院系自行购置的图书资料分别由各单位资料员验收,并将验收单和购置清单一并交图书馆办公室登录,方可到校财务处报账。

    2、中外文纸质报刊:采购期刊报销时需附规范的合同复印件、购买发票、期刊目录等单据以及学校图书馆工作委员会论证意见,经证明人、经办人以及馆长、财务处处长和分管校领导签字后,在合同金额内实报实销。

    3、数字资源:订购的电子资源(数据库)报销时需附规范的合同复印件、购买发票、数据库清单等单据发票,经证明人、经办人以及馆长、财务处处长、分管校领导签字后,在合同金额内实报实销。
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